Política de privacidad

Trinly, S.A. es responsable del tratamiento de los datos personales relacionados directamente con la administración de cuentas, acceso a la plataforma, soporte, seguridad y gestión de la relación comercial de AutoClass by Trinly.

Contacto:

• Correo electrónico: soporte@trinly.net
• Sitio web: www.trinly.media
• Teléfono: +507 6939-2016
• País: República de Panamá

Cuando una empresa utiliza AutoClass para procesar documentos propios o de sus clientes, dicha empresa es responsable de contar con la autorización o fundamento correspondiente para procesar la información contenida en esos documentos.

Trinly procesa dicha información únicamente en la medida necesaria para prestar las funcionalidades contratadas de AutoClass.

Dependiendo del uso de la plataforma, AutoClass puede procesar las siguientes categorías de información:

Información de cuenta y usuario

• Nombre del usuario.
• Empresa u organización a la que pertenece.
• Correo electrónico.
• Credenciales de acceso.
• Información relacionada con la administración de la cuenta.

Información técnica y de seguridad

AutoClass puede registrar información necesaria para controlar el acceso, mantener la trazabilidad y proteger la plataforma, incluyendo:

• Fecha y hora de inicio de sesión.
• Dirección IP.
• Dispositivo utilizado.
• Navegador.
• Sesiones iniciadas.
• Documentos procesados.
• Cambios y acciones realizados dentro de la plataforma.

Documentos procesados

AutoClass permite cargar facturas comerciales en formato PDF.

Estos documentos pueden contener información comercial y, dependiendo del documento, datos relacionados con personas naturales o jurídicas.

La plataforma puede procesar, entre otros:

• Información incluida dentro de las facturas.
• Productos y descripciones comerciales.
• Datos extraídos mediante OCR.
• Clasificaciones arancelarias sugeridas.
• Clasificaciones aprobadas o modificadas.
• Historial de revisiones.
• Resultados y archivos exportados.

La información procesada mediante AutoClass puede utilizarse para:

• Crear y administrar cuentas de usuario.
• Autenticar accesos a la plataforma.
• Procesar facturas mediante tecnología OCR.
• Identificar productos contenidos en los documentos.
• Generar sugerencias de clasificación arancelaria mediante Inteligencia Artificial.
• Permitir la revisión, modificación y aprobación de resultados.
• Mantener historial y trazabilidad de las operaciones.
• Generar reportes y exportaciones.
• Brindar soporte técnico.
• Mantener y mejorar la seguridad de la plataforma.
• Detectar usos no autorizados o accesos inusuales.
• Realizar mantenimiento y mejoras funcionales.
• Cumplir obligaciones contractuales o legales aplicables.

El tratamiento de datos puede sustentarse, según corresponda, en la relación contractual, el consentimiento cuando sea necesario, el cumplimiento de obligaciones legales y otros fundamentos permitidos por la legislación aplicable.

AutoClass utiliza herramientas de Inteligencia Artificial como apoyo para analizar información y generar sugerencias de clasificación arancelaria.

Las sugerencias producidas por la plataforma no constituyen una decisión definitiva.

El usuario puede:

• Revisar la clasificación sugerida.
• Modificarla.
• Solicitar una nueva revisión cuando la funcionalidad se encuentre disponible.
• Aprobar la clasificación considerada correcta.

Las decisiones aprobadas pueden utilizarse dentro del entorno correspondiente al cliente para mejorar futuras sugerencias y reconocer criterios utilizados previamente.

La intervención humana forma parte del flujo de AutoClass y la clasificación final debe ser validada por el usuario.

Trinly, S.A. no utilizará documentos ni información comercial o personal identificable de un cliente para beneficiar a otros clientes ni para finalidades ajenas a la prestación del servicio.

Para realizar análisis internos, identificar patrones generales, medir funcionamiento o mejorar AutoClass, Trinly podrá utilizar información que haya sido previamente anonimizada y agregada, de forma que no permita identificar al cliente, sus usuarios, sus operaciones comerciales o las personas relacionadas con los documentos procesados.

La información identificable de una empresa permanecerá separada de la información correspondiente a otros clientes.

La información procesada dentro de AutoClass se considera confidencial.

Trinly mantiene controles destinados a limitar el acceso a la información únicamente a las personas y sistemas que lo requieran para operar, mantener, proteger o brindar soporte a la plataforma.

El personal o terceros autorizados que deban acceder a información protegida estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables.

Para operar AutoClass, Trinly puede utilizar proveedores tecnológicos relacionados con:

• Infraestructura y alojamiento.
• Bases de datos.
• Almacenamiento.
• Procesamiento mediante Inteligencia Artificial.
• Procesamiento OCR.
• Seguridad y monitoreo.
• Servicios técnicos necesarios para el funcionamiento de la plataforma.

Estos proveedores podrán procesar únicamente la información necesaria para prestar los servicios tecnológicos correspondientes.

Cuando el tratamiento implique transferencia de datos a terceros o procesamiento fuera de la República de Panamá, Trinly aplicará las medidas y garantías correspondientes conforme a la legislación aplicable. La normativa panameña contempla requisitos específicos para custodios, terceros y transferencias transfronterizas de datos.

Trinly no vende bases de datos ni comercializa los documentos procesados por los clientes.

La información correspondiente a cada cliente se mantiene separada de la información de otros clientes dentro de la plataforma.

Los usuarios solamente podrán acceder a la información correspondiente a la empresa o entorno al cual hayan sido autorizados.

El administrador designado por cada cliente podrá administrar los usuarios asociados a su organización según las funcionalidades disponibles.

Trinly aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información procesada mediante AutoClass.

Entre las medidas contempladas por la plataforma se encuentran:

• Credenciales individuales por usuario.
• Control de sesiones.
• Registro de actividad.
• Registro de accesos.
• Separación de datos por cliente.
• Copias de seguridad.
• Monitoreo.
• Mantenimiento de seguridad.
• Controles destinados a prevenir accesos no autorizados.

La normativa panameña exige adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo para proteger los datos personales y contempla la notificación de incidentes que representen un riesgo significativo para los titulares.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta; por ello, los controles son revisados y actualizados conforme evoluciona la plataforma.

La información se conservará durante el tiempo necesario para:

• Prestar el servicio contratado.
• Mantener las funcionalidades e historial correspondientes al plan contratado.
• Cumplir obligaciones contractuales.
• Atender solicitudes o reclamaciones.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.
• Mantener la seguridad e integridad de la plataforma.

Cuando no sea necesario conservar determinada información para estas finalidades, podrá ser eliminada, anonimizada o retirada de los sistemas activos conforme a los procesos internos de Trinly.

La legislación panameña permite definir el período de conservación mediante un plazo específico o mediante criterios relacionados con la finalidad del tratamiento y las obligaciones posteriores que puedan existir.

El cliente podrá solicitar la eliminación de información almacenada en AutoClass, sujeto a:

• Obligaciones legales que requieran conservar determinados registros.
• Información necesaria para resolver controversias o reclamaciones.
• Procesos técnicos de copias de seguridad.
• Información que haya sido anonimizada de forma irreversible y ya no permita identificar al titular o al cliente.

La eliminación de información puede afectar el historial, trazabilidad o funcionamiento de determinadas características de AutoClass.

Cuando resulte aplicable la legislación panameña de protección de datos personales, los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 81 de 2019, incluyendo:

• Acceso: conocer qué datos personales son tratados y para qué finalidad.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos incorrectos o inexactos.
• Cancelación: solicitar la eliminación de datos cuando corresponda.
• Oposición: oponerse a determinados tratamientos cuando exista fundamento para ello.
• Portabilidad: obtener los datos correspondientes en un formato estructurado cuando sea aplicable.

También puede revocarse el consentimiento cuando este sea el fundamento utilizado para el tratamiento.

Estos derechos están reconocidos por la normativa panameña de protección de datos personales.

Las solicitudes podrán enviarse a: soporte@trinly.net

Trinly podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante antes de atender la solicitud.

Cada cliente es responsable de asegurarse de que los documentos e información cargados en AutoClass puedan ser procesados legalmente.

No deberán cargarse documentos:

• Obtenidos de manera ilícita.
• Para los cuales no exista autorización o fundamento para su procesamiento.
• Que contengan información ajena al propósito para el cual se utiliza AutoClass de manera innecesaria.

AutoClass está diseñado para procesar documentos relacionados con las actividades autorizadas de clasificación arancelaria y los procesos operativos relacionados.

Esta Política podrá actualizarse cuando:

• Se incorporen nuevas funcionalidades.
• Cambien los procesos de tratamiento de información.
• Se incorporen nuevos requerimientos legales.
• Se modifique la infraestructura tecnológica de AutoClass.

Cuando un cambio sea material, la versión actualizada será publicada indicando su nueva fecha de actualización.

El tratamiento de datos personales realizado por Trinly en Panamá estará sujeto, según corresponda, a la legislación aplicable de la República de Panamá, incluyendo la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y su reglamentación mediante Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021.

La Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), a través de su Dirección de Protección de Datos Personales, es la autoridad competente en esta materia.

Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos o información procesada mediante AutoClass:

Trinly, S.A.

Correo electrónico: soporte@trinly.net

Teléfono: +507 6939-2016

República de Panamá